РЕГЛАМЕНТ ЗАЩИТА НА ЛИЧНИ ДАННИ

Политика за поверителност и защита на лични данни на лица, които са в договорни отношения с компанията

За  компанията

„Ринекс Имоти“ ЕООД /„Компанията“/ или /“Дружеството“/ е еднолично акционерно дружество – юридическо лице, регистрирано в Търговския регистър към Агенцията по вписванията с ЕИК: 204448711. Компанията е и администратор на лични данни по действащото към момента законодателство в областта на опазването на личните данни. Като администратор на лични данни Компанията прилага редица технически и организационни мерки с цел предотвратяване на загуба на информация, недопускане на неразрешен достъп и опазване на личните данни.

Координати за връзка с дружеството по въпросите за обработване и опазване на личните данни

„Ринекс Имоти“ ЕООД

Адрес: гр. София, бул. „Ив. Евстратиев Гешов“ N 50, ет. 1, офис 3

Имейл: office@rineximoti.bg

Телефон за връзка с длъжностно лице по защита на личните данни: ....................

Настоящата Политика е приложима за всички физически лица (наричани по-долу за краткост „лицата“, „субект/и на данни“ или „партньор“), които са сключили граждански/търговски договор с Компанията или са предприели стъпки по сключване на такъв договор. Същата цели да предостави на лицата информация за това какви лични данни, за какви цели и на какво основание се обработват от страна на Компанията, както и да разясни правата на лицата, чиито лични данни се обработват от Компанията.

Какви данни, за какви цели и на какво правно основание се обработват от Компанията

1. В зависимост от конкретните цели и основания, Компанията обработва самостоятелно или в комбинация помежду им следните категории лични данни на лицата:

1.1 Данни, които се получават от лицата:

1.1.1. Три имена, ЕГН, постоянен адрес и номер на банкова сметка;

1.1.2. В случай че такива са предоставени, телефонни номера и/или имейл адрес;

1.1.3. Предоставени в автобиография (CV) лични данни. Пример: Имена, адрес, телефон, имейл, дата на раждане, трудова дейност до момента, снимка, степен на образование и обучение, лични умения и компетенции и други;

1.1.4.  Снимка на лицето.

1.2. Данни, генерирани от Компанията във връзка с договорните правоотношения:

1.2.1. Списъци с инструктажи (начален и периодичен инструктаж) Какви точно?  в офиса на дружеството

1.2.2. Идентификационен номер на лицето;

1.2.3. Формуляр от беседване, проведено със субекта на данни;

1.2.4 Фирмен имейл адрес и профил в системата на Компанията;

1.2.5. Видео и аудио записи на територията на компанията;

2. Компанията обработва данни на субектите на данни за следните цели:

• Изпълнение на договора, сключен между Компанията и субекта на данни;
• Извършване на начален и периодичен инструктаж, изготвяне на справки, изготвяне на бележки, сметки за изплатени суми, обработка на декларация за осигурителен статус и други документи, свързани с договорните правоотношения.
• Изчисляване на възнаграждения по договори, дължими от Компанията на субектите на данни;
• Извършване на услуги по възлагане на субектите на данни;
• Установяване на самоличността на субектите на данни;
• Извършване на охрана в стопанисваните от Компанията обекти и предотвратяване на злоупотреби и извършването на престъпления;
• Извършване на обучения на субектите на данни с вътрешен или външен ресурс;
• Осигуряване на техническото обслужване на мрежата на Компанията, с оглед предоставяне на качествени услуги;
• Заплащане на данъци и осигурителни вноски;
• Подобряване на обслужването на клиенти, чрез разработване на подходи за контакт;
• Водене на счетоводство на Компанията;
• Извършване на обработка от обработващ данните при сключване на договор, възлагане, отчитане, приемане, разплащане;
• Организиране и провеждане на вътрешни мероприятия, празненства по случай коледни и новогодишни празници за субектите на данни и свързани с тях лица;
• Извършване на обучения и инструктажи във връзка с договорните правоотношения;
• Изпълнение на разпореждания, указания, инструкции, заповеди и други законоустановени мерки на компетентни държавни органи или органи на местно самоуправление, които по силата на нормативен акт имат правомощия да изискват от Компанията изпълнението на съответната операция;

3. Компанията обработва лични данни на едно или повече от изброените основания:

3. • Данни, обработвани на основание съгласие на субекта на данни. Компанията обработва данните следните данни на основание съгласие:
5. • • За целите на подбор на партньори, Компанията обработва на основание съгласие данните по т. 1.1.3
     • За целите на подобряване на обслужването на клиенти Компанията обработва данните по т. 1.2.5.
     • За целите на провеждане на последващи обучения Компанията обработва данните по т. 1.2.6.

• Данни, обработвани на основание законово задължение - Във връзка изпълнение на задълженията си по спазване законодателството в Република България Компанията, в това число и по Закон за защита на класифицираната информация обработва личните данни на субектите на данни по следните точки 1.1.1., 1.2.2. и 1.3.1.

Данни, обработвани на основание изпълнение на граждански договор или за предприемане на стъпки по искане за сключване на договор – Компанията обработва данните по точки: 1.1.1, 1.1.2, 1.2.2, 1.2.3, 1.2.4 и 1.3.1.

• Данни, обработвани за целите на легитимните интересни на администратора. На законово основание – Закон за защита на личните данни и за целите на предотвратяване на извършването на злоупотреби и престъпления, Компанията обработва данните по т. 1.2.5.

4. Информация относно получателите или категориите получатели на лични данни:

Обработващи лични данни – Обработващите лични данни са лица, които обработват лични данни от името и по възлагане на Компанията въз основа на писмено споразумение.

• Лица, които по възлагане на Компанията поддържат оборудване, използвано за обработване на лични данни. ???
• Пощенски оператори, с оглед изпращане на пратки, съдържащи договори, допълнителни споразумения, отговори на запитвания, жалби и възражения от клиенти и други документи и необходимостта от удостоверяване на самоличността при връчването им;
• Лица, предоставящи услуги по сервизна поддръжка на крайни устройства;
• Лица, предоставящи услуги като контактен център за осъществяване на директен маркетинг или за осигуряване на техническо съдействие;
• Лица, които предоставят счетоводни услуги и по възлагане водят счетоводството на Компанията.
• Лица, които предоставт юридически услуги и по възлагане водят правното обслужване на дружеството
• Охранителни фирми, притежаващи лиценз за извършване на частна охранителна дейност, обработващи видеозаписите от офиса и складовите помещения на дружеството и/или поддържащи други регистри в процеса на осигуряване на пропускателния режим в същите обекти;
• Банки, обслужващи плащанията във връзка с предоставени услуги;
• Лица, предоставящи услуги по организиране, съхраняване, индексиране и унищожаване на архиви на хартиен и/или електронен носител;
• Лица, извършващи консултантски услуги в различни сфери.

5. Срок за съхраняване на личните данни.

Данните за работници и служители и лица по граждански договори, договорите и друга документация, свързана с тяхното установяване, изпълнение и финализиране се съхраняват за срок от 5 години.

Личните данни, обработвани с цел издаване на счетоводни / финансови документи за осъществяване на данъчно–осигурителния контрол,  се съхраняват поне 5 години след изтичане на давностния срок за погасяване на публичното вземане, освен ако приложимото законодателство не предвижда по - дълъг срок.

Данните, съдържащи се в CV и/или формуляри от интервю за работа ще се обработват до постигане на целта на кандидатстването за работа или в случай че кандидатът за работа е изразил желание за кандидатстване за бъдещи позиции – срок до 12 месеца от предоставянето на данните.

Личните данни, включени в счетоводни регистри и финансови отчети, документи за данъчен контрол, одит и последващи финансови инспекции, се съхраняват 10 години, считано от 1 януари на отчетния период, следващ отчетния период, за който се отнасят.

Отчетни документи, включително книгите за дневните финансови отчети и контролни ленти от електронен носител – 5 години.

Счетоводни регистри и финансови отчети, документи за данъчен контрол, одит и последващи финансови инспекции - 10 години, считано от 1 януари на отчетния период, следващ отчетния период, за който се отнасят.

Данъчните документи и отчети за извършване на продажби - до 5 години след изтичане на давностния срок за погасяване на публичното задължение, което удостоверяват тези документи, в оригиналния им вид.

Публични вземания - 5 години, считано от 1 януари на годината, следваща годината, през която е следвало да се плати публичното задължение или 10 години, считано от 1 януари на годината, следваща годината, през която е следвало да се плати публичното задължение, независимо от спирането или прекъсването на давността

Вземания на НОИ за неправилни или неоснователни осигурителни плащания - 5-години, считано от 1 януари на годината, следваща годината, за която се отнасят, 10 години, считано от 1 януари на годината, следваща годината, за която се отнасят, независимо от прекъсването на давността

Вземания от НОИ - 3 години, считано от 1 януари на годината, следваща годината, за която се отнасят

Други вземания - 5 години обща погасителна давност3 години за вземания за: възнаграждение за труд, обезщетения и неустойки от неизпълнен договор, наем, за лихви и за други периодични плащания.

Документи за данъчно-осигурителен контрол - 3 години, считано от 1 януари на отчетния период, следващ отчетния период, за който се отнасят.

За всички останали случаи данните се обработват за срока на правоотношенията и/или срока на използване на финансовите услуги на Компанията.

Направените от Компанията записи се съхраняват за срок до пет години от извършването на записа.

6. Права на субектите на данни, във връзка с обработването на лични данни от Компанията:

6.1. Лицата имат право да получат достъп до личните данни, отнасящи се до тях, както и право на информация дали се обработват лични данни, за какви цели и на какви основания. Право на достъп до личните данни имат лицата, за които се отнасят заявените за достъпване лични данни. Посочените лица имат право да получат от Компанията потвърждение дали се обработват техни лични данни. Правото на достъп се упражнява с отправено до Компанията писмено заявление, съответстващо на законовите изисквания.

6.2. Право да се изисква заличаване, коригиране или блокиране на личните данни. В случай че Компанията обработва непълни или грешни данни, субектът на данните има право по всяко време и когато обработването не отговаря на изискването на закона, да поиска същите да бъдат заличени, коригирани или блокирани.

6.3. Лицето има право на възражение срещу обработването на данни, когато е налице законово основание за това и/или когато данните се обработват за целите на директния маркетинг.

6.4. Лицето има право да оттегли своето съгласие за обработка на личните данни, когато обработването на данни се извършва на основание съгласие на лицето, за което се отнасят данните.  Оттеглянето на съгласието не засяга законосъобразността на обработването, основано на дадено съгласие преди неговото оттегляне и обработката на лични данни за цели, за които не се изисква съгласие съгласно предвиденото в настоящата Политика за поверителност и защита на лични данни.

6.5. Право на ограничаване на обработването. Лицето може да поиска от Компанията ограничаване на обработваните лични данни, когато:

- се оспорва верността на данните за периода, за който трябва да се провери верността им;

- обработването на данните е без правно основание, но лицето иска да бъде ограничено обработването вместо данните да бъдат изтрити;

- е отпаднала необходимостта на Компанията за обработване на съответните лични данни, но лицето се нуждае от тях за установяването, упражняването или защитата на правни претенции;

- лицето е възразил срещу обработването на данните, като се очаква проверка дали законните основания на администратора имат преимущество пред интересите на субекта на данни.

6.6. Право на преносимост. Лицето има право да получи личните данни, които го засягат и които той е предоставил на Компанията в организиран, подреден, структуриран, общоприет електронен формат, когато Компанията обработва данните съгласно договора и базирано на декларацията за съгласие, която може да бъде оттеглена или на договорно задължение и когато обработването се извършва по автоматизиран начин.

6.7. В случай че смятате, че е налице нарушаване на приложимата нормативна уредба в областта на личните данни от страна на Компанията, можете да подадете жалба до Компанията. Жалба може да бъде подадена и пред Комисията за защита на личните данни, а след 25 май 2018г. това ще може да бъде направено и пред регулаторен орган в рамките на Европейския съюз.

6.8. Компанията обръща внимание на партньорите си, относно обстоятелството, че предоставянето на лични данни не е задължително изискване. Предоставянето на лични данни е необходимо само и единствено в контекста на сключване на договор за кредит, като в случай че не бъдат предоставени, е възможно Компанията да не бъде в състояние да изпълни желаната от лицето услуга.

7. Упражняването на правата по т. 6 от настоящата политика може да се извърши по електронен път, чрез подаване на писмено заявление. Заявлението се отправя лично от лицето или от изрично упълномощено от него лице, освен ако специален закон не предвижда друго. Компанията се произнася по заявлението на лицето в най-кратки срокове и в никакъв случай ненадвишаващи от 1 месец от получаване на искането. Когато исканията на лицето са явно неоснователни или прекомерни, по-специално поради своята повторяемост, Компанията може да наложи такса, като взема предвид административните разходи или да откаже да предприеме действия по искането.

Настоящата Политика за поверителност и защита на личните данни е приета и публикувана в уебстраницата https://www.rineximoti.bg/. Всички изменения и допълнения в настоящата политика влизат в сила от датата на публикуването им на посочената уебстраница.